СПОСОБЫ КОНТРОЛИРОВАТЬ БУХГАЛТЕРА

Принять на работу штатного специалиста, работать с приходящим бухгалтером или сотрудничать с фирмой по вопросам бухгалтерского обслуживания недостаточно для спокойного сна.  Хорошая репутация, прекрасное резюме, личное собеседование являются лишь базовым условием для достижения результата – прибыли и процветания вашего дела. Сам успех на 80% зависит от эффективности управления процессами и ресурсами, в том числе человеческими. Лучше всего самому обладать специальными знаниями, тогда можно достигнуть успеха, придерживаясь пошаговой инструкции:

  • постановка задачи;
  • определение исполнителя и сроков исполнения;
  • контроль исполнения.

А когда специальных знаний нет?

Отметим сразу, что только аудитор окажет услугу полноценной проверки всех документов. А вот принять меры по пресечению случаев обмана, кражи, искажения данных, халатности и устранить опасность – всегда в ваших силах.

Начнем с того, что для эффективного контроля необходимо знать плюсы бухгалтеров, которые могут обернуться для вас минусом. Простыми словами, нужно понимать реальную картину рабочего дня и за чем необходимо следить.

Что делает

Что думаете Вы

Что происходит на самом деле

Лично открывает корреспонденцию из налоговой.

Умница, экономит время руководителя и оклад секретаря.

Вовремя не информирует об административных штрафах в надежде, что все уладит сама.

Просит или настаивает на конкретных программах по учету и отчетности.

Молодец, соображает, идет в ногу со временем. Еще договорилась о скидке, значит, уже заботится о прибыли.

Программу устанавливает «свой» специалист с параметрами, необходимы главбуху, но не Вам. Любая погрешность объясняется просто: «Это программа так выдает, что ж тут поделать». 

Регистрирует на свое имя доступы, создает пароли от программ и клиент-банка, хранит банковские «флэшки».

Ничего страшного, так как Вы об этом просто ничего не знаете.

Создается почва для роста незаменимого сотрудника, без которого не справиться. Ждите, что при увольнении или невыходе на работу специалиста потеряете время на восстановление, смену паролей и флешей, просрочите оплаты и сроки отчетности, получите штрафы, головную боль. 

Предлагает не тормозить процесс, для чего определяет место хранения печати – у Себя;  как вариант предлагает заказать дополнительную печать для документов.

Большинство так делают. Для важных дел все равно нужна моя подпись. И на время моего отсутствия, а отсутствую я всегда, работа стоять не будет. 

Увеличивается эффект незаменимости сотрудника, повышается степень влияния главбуха на других работников, он становится де-факто серым кардиналом. Как дело дойдет до оценки прямых обязанностей и квалификации, Вы уже сами проникнитесь важностью этой персоны в вашем бизнесе. Последствия в виде мошенничества не обсуждаются. 

Весь день бегает то в налоговую, то в фонд, то в банк, а вечерами томится над отчетностью и платежками.

Когда работа кипит – это здорово! Допоздна сидит – надо премию дать или лучше к празднику подарочек, а то к премиям быстро привыкают все. 

Бегает по магазинам, автошколам, занимается детьми, больницами и прочими важными делами. В банках и налоговых очереди, не приёмные дни и прочий коллапс происходит один раз в год, максимум в квартал и то в случае изменений в законодательстве. Кроме того, электронная форма отчетности давно существует, причем у вас на предприятии (заказана предварительно при установке программ для учета).  

Итак, у вас накопилась масса вопросов, и даже появилось время для того, чтобы их задать и получить ответы. Но беспокоить подчиненного… И так нагрузка большая, отгул просит.  Предлагаете предоставить данные по-быстрому в любой удобной форме. Какие документы попросили, то и получили: распечатки оборотно-сальдовых ведомостей, планов счетов и актов сверок. «А где тут кредит или дебет?» – наивно спрашиваете вы.  «Я дальше сам(а) разберусь», - в качестве ответа на свою откровенность получаете презрительный взгляд специалиста от Бога, поэтому пользуетесь Гуглом и самостоятельно постигаете азы бухучета…

Что же делать? Как настроить работу, чтобы доверие ко второму лицу после руководителя не обернулось убытками и налоговыми штрафами?

Итак, когда самостоятельно проверяете получаемые бухгалтерские услуги, всегда руководствуйтесь рекомендациями:

  1. Следует следить за тем, чтобы документы от фискальных органов поступали в запечатанных конвертах вам на стол, в электронном виде – в ваш почтовый ящик, в устной форме – на ваш сотовый. Это нужно, чтобы избежать последствий халатности персонала.
  2. Сотрудничайте с программистом, которому поручите установку программ, учет вносимых изменений, периодическую архивацию файлов. График прихода не обязательно согласовывать с бухгалтером.
  3. Всегда нужно лично присутствовать в банке при открытии расчетного счета. Позаботьтесь о наличии личных контактов с менеджерами и обеспечьте себя дубликатом банковских ключей, паролей, иных доступов, если этого не сделали раньше. При работе в системе клиент-банк дайте бухгалтеру только «бухгалтерский доступ» и она прекрасно сможет создать платежные поручения, выгрузить выписки банка, но не сможет отправить платежи. Эту роль оставьте за собой.
  4. Используйте программы для сдачи отчетности в электронном виде. Посещение банков, налоговых инспекций, фондов постепенно уходит в прошлое. Взаимодействие переходит в зону обмена электронными документами.
  5. Проверка ведения кассовых операций также сводится к внезапному сопоставлению фактического остатка денежной наличности с остатком по кассовой книге. Если в кассе обнаружен излишек, значит, у вас присутствуют неучтенные операции. Недостача кассовых средств может свидетельствовать о «временном займе без спроса». Нужно обращать внимание на движение средств, которые бухгалтер получает по чековой книжке. Может, страницы финансового документа не стоит подписывать наперед, как и не передавать на хранение другим лицам?
  6. Ежеквартально просите у бухгалтера справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам, которые можно получить легко сформировать в программе сдачи электронной отчетности. 

Стоит напомнить, что бухгалтер несет ответственность за отражение в учете достоверной информации о фактах хозяйственной деятельности, а также  за соблюдение действующего налогового законодательства. 

Вас должно насторожить ЕСЛИ:

  • Вы систематически получаете требования из налоговой инспекции, фондов;
  • бухгалтер почти каждый отчетный период сдает уточненные расчеты по налогам;
  • программы учета установлены на домашнем компьютере бухгалтера и (или) не архивируются;
  • бухгалтер не может оперативно предоставить справку о состоянии расчетов по налогам.

Доверяйте своим сотрудникам, но при этом не отпускайте в свободное плаванье. Возьмите на себя ответственность за эффективное управление Вашим делом! 

Если Вы хотите проверить своего бухгалтера. Мы можем провести экспресс-аудит состояния учета и отчетности бесплатно. По результатам аудита специалист подготовит отчёт, в котором укажет о наличии слабых мест в учёте Вашей организации.