Принять на работу штатного специалиста, работать с приходящим бухгалтером или сотрудничать с фирмой по вопросам бухгалтерского обслуживания недостаточно для спокойного сна. Хорошая репутация, прекрасное резюме, личное собеседование являются лишь базовым условием для достижения результата – прибыли и процветания вашего дела. Сам успех на 80% зависит от эффективности управления процессами и ресурсами, в том числе человеческими. Лучше всего самому обладать специальными знаниями, тогда можно достигнуть успеха, придерживаясь пошаговой инструкции:
- постановка задачи;
- определение исполнителя и сроков исполнения;
- контроль исполнения.
А когда специальных знаний нет?
Отметим сразу, что только аудитор окажет услугу полноценной проверки всех документов. А вот принять меры по пресечению случаев обмана, кражи, искажения данных, халатности и устранить опасность – всегда в ваших силах.
Начнем с того, что для эффективного контроля необходимо знать плюсы бухгалтеров, которые могут обернуться для вас минусом. Простыми словами, нужно понимать реальную картину рабочего дня и за чем необходимо следить.
|
Что делает |
Что думаете Вы |
Что происходит на самом деле |
|
Лично открывает корреспонденцию из налоговой. |
Умница, экономит время руководителя и оклад секретаря. |
Вовремя не информирует об административных штрафах в надежде, что все уладит сама. |
|
Просит или настаивает на конкретных программах по учету и отчетности. |
Молодец, соображает, идет в ногу со временем. Еще договорилась о скидке, значит, уже заботится о прибыли. |
Программу устанавливает «свой» специалист с параметрами, необходимы главбуху, но не Вам. Любая погрешность объясняется просто: «Это программа так выдает, что ж тут поделать». |
|
Регистрирует на свое имя доступы, создает пароли от программ и клиент-банка, хранит банковские «флэшки». |
Ничего страшного, так как Вы об этом просто ничего не знаете. |
Создается почва для роста незаменимого сотрудника, без которого не справиться. Ждите, что при увольнении или невыходе на работу специалиста потеряете время на восстановление, смену паролей и флешей, просрочите оплаты и сроки отчетности, получите штрафы, головную боль. |
|
Предлагает не тормозить процесс, для чего определяет место хранения печати – у Себя; как вариант предлагает заказать дополнительную печать для документов. |
Большинство так делают. Для важных дел все равно нужна моя подпись. И на время моего отсутствия, а отсутствую я всегда, работа стоять не будет. |
Увеличивается эффект незаменимости сотрудника, повышается степень влияния главбуха на других работников, он становится де-факто серым кардиналом. Как дело дойдет до оценки прямых обязанностей и квалификации, Вы уже сами проникнитесь важностью этой персоны в вашем бизнесе. Последствия в виде мошенничества не обсуждаются. |
|
Весь день бегает то в налоговую, то в фонд, то в банк, а вечерами томится над отчетностью и платежками. |
Когда работа кипит – это здорово! Допоздна сидит – надо премию дать или лучше к празднику подарочек, а то к премиям быстро привыкают все. |
Бегает по магазинам, автошколам, занимается детьми, больницами и прочими важными делами. В банках и налоговых очереди, не приёмные дни и прочий коллапс происходит один раз в год, максимум в квартал и то в случае изменений в законодательстве. Кроме того, электронная форма отчетности давно существует, причем у вас на предприятии (заказана предварительно при установке программ для учета). |
Итак, у вас накопилась масса вопросов, и даже появилось время для того, чтобы их задать и получить ответы. Но беспокоить подчиненного… И так нагрузка большая, отгул просит. Предлагаете предоставить данные по-быстрому в любой удобной форме. Какие документы попросили, то и получили: распечатки оборотно-сальдовых ведомостей, планов счетов и актов сверок. «А где тут кредит или дебет?» – наивно спрашиваете вы. «Я дальше сам(а) разберусь», - в качестве ответа на свою откровенность получаете презрительный взгляд специалиста от Бога, поэтому пользуетесь Гуглом и самостоятельно постигаете азы бухучета…
Что же делать? Как настроить работу, чтобы доверие ко второму лицу после руководителя не обернулось убытками и налоговыми штрафами?
Итак, когда самостоятельно проверяете получаемые бухгалтерские услуги, всегда руководствуйтесь рекомендациями:
- Следует следить за тем, чтобы документы от фискальных органов поступали в запечатанных конвертах вам на стол, в электронном виде – в ваш почтовый ящик, в устной форме – на ваш сотовый. Это нужно, чтобы избежать последствий халатности персонала.
- Сотрудничайте с программистом, которому поручите установку программ, учет вносимых изменений, периодическую архивацию файлов. График прихода не обязательно согласовывать с бухгалтером.
- Всегда нужно лично присутствовать в банке при открытии расчетного счета. Позаботьтесь о наличии личных контактов с менеджерами и обеспечьте себя дубликатом банковских ключей, паролей, иных доступов, если этого не сделали раньше. При работе в системе клиент-банк дайте бухгалтеру только «бухгалтерский доступ» и она прекрасно сможет создать платежные поручения, выгрузить выписки банка, но не сможет отправить платежи. Эту роль оставьте за собой.
- Используйте программы для сдачи отчетности в электронном виде. Посещение банков, налоговых инспекций, фондов постепенно уходит в прошлое. Взаимодействие переходит в зону обмена электронными документами.
- Проверка ведения кассовых операций также сводится к внезапному сопоставлению фактического остатка денежной наличности с остатком по кассовой книге. Если в кассе обнаружен излишек, значит, у вас присутствуют неучтенные операции. Недостача кассовых средств может свидетельствовать о «временном займе без спроса». Нужно обращать внимание на движение средств, которые бухгалтер получает по чековой книжке. Может, страницы финансового документа не стоит подписывать наперед, как и не передавать на хранение другим лицам?
- Ежеквартально просите у бухгалтера справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам, которые можно получить легко сформировать в программе сдачи электронной отчетности.
Стоит напомнить, что бухгалтер несет ответственность за отражение в учете достоверной информации о фактах хозяйственной деятельности, а также за соблюдение действующего налогового законодательства.
Вас должно насторожить ЕСЛИ:
- Вы систематически получаете требования из налоговой инспекции, фондов;
- бухгалтер почти каждый отчетный период сдает уточненные расчеты по налогам;
- программы учета установлены на домашнем компьютере бухгалтера и (или) не архивируются;
- бухгалтер не может оперативно предоставить справку о состоянии расчетов по налогам.
Доверяйте своим сотрудникам, но при этом не отпускайте в свободное плаванье. Возьмите на себя ответственность за эффективное управление Вашим делом!
Если Вы хотите проверить своего бухгалтера. Мы можем провести экспресс-аудит состояния учета и отчетности бесплатно. По результатам аудита специалист подготовит отчёт, в котором укажет о наличии слабых мест в учёте Вашей организации.